Showcase

Der digitale Pförtner

Besonders in komplexen Bürogebäuden ist eine flexible Zugangssteuerung unverzichtbar. Die Anforderungen an Verlässlichkeit, Intuition und Übersichtlichkeit einer Floormanagement-Software sind hoch, weswegen sich der Showcase von MAXIMAGO auf die optimale Effizienz der nötigsten Funktionen konzentriert.

Die Herausforderung: Unbekannte Besucher

Publikumsverkehr bedeutet immer ein Sicherheitsrisiko für Unternehmen: Von Mitarbeitern, Freelancern über Besucher bis hin zu externen Dienstleistern, wie etwa Reinigungspersonal und Paketboten, strömen tagtäglich sehr viele Menschen durch die Büros. Für Security-Mitarbeiter ist es deshalb unverzichtbar, die Zugangsmöglichkeiten effizient und präzise kontrollieren und einschränken zu können.

Dieser Showcase umfasst ein mehrstöckiges Bürogebäude mit Büros unterschiedlichster Sicherheitsstufen, die teilweise nur begleitet zugänglich sind. Unsere Nutzerbefragungen ergaben für die User Experience Engineers mehrere Herausforderungen: Sicherheitsverantwortliche müssen schnell und verlässlich Räume freigeben können, zudem muss die Software gerade in kritischen Situationen ausreichend Hilfestellungen bieten, um Leben retten zu können. Die Zugangssteuerung muss präzise und leicht erkennbar sein.

Ein schwarz gekleideter Mann, dessen Kopf abgeschnitten ist, schließt eine Glastür. Im Hintergrund geht die Sonne unter.

Die Lösung: Flexibles Rechtesystem

Ein ablenkungsfreies Zugangsberechtigungssystem muss auf zwei Anzeigen reduziert sein: „Person darf den Raum betreten” und „Person darf den Raum nicht betreten”. Dafür gibt es ein einfaches mentales Modell aus der Farbpsychologie: Grün und Rot. Zusätzlich wird durch ein klares Icon-System der Accessibility Rechnung getragen, damit auch farbenblinde Mitarbeiter das System problemlos nutzen können.

Um bei der Registrierung eines Besuchers oder Mitarbeiters die entsprechenden Räume freizuschalten, kann der Security-Mitarbeiter an dem Touchscreen einfach die akkreditierten Räume mit einem Fingertipp von Rot auf Grün umschalten. So kann der Besucher etwa den Konferenzraum betreten, der Serverraum bleibt aber IT-Mitarbeitern und Dienstleistern vorbehalten. Zusätzlich lassen sich über die Besucherausweise auch ganze Etagen per Fahrstuhlsteuerung sperren.

Vereinfacht wurde auch das Registrierungssystem für Mitarbeiter: Projektgruppen-Zuordnungen ermöglichen Arbeitsgruppen den Zugang zu Konferenzräumen, ohne jede Mitarbeiterkarte einzeln anfassen zu müssen – dasselbe gilt auch für feste Einheiten und Abteilungen. Wer das Gebäude regelmäßig besucht, etwa Reinigungskräfte, erhalten zudem zeitlich begrenzte und wiederholbare Zugangsberechtigungen: Sie können Räume ausschließlich in ihrer Arbeitszeit betreten.

Den Administrationsaufwand haben die UX Engineers von MAXIMAGO durch eine pfiffige Idee in der Zugangssteuerung reduziert: Statt einzelner Türen sperrt und öffnet der Software-Nutzer ganze Räume, unabhängig von der Anzahl der Türen. Von Innen wiederum sind die Türen nur dann zu öffnen, wenn der Nutzer die Berechtigung für den Bereich hat. Dadurch sind auch Konferenzräume mit mehreren Zutrittsmöglichkeiten innerhalb weniger Sekunden gesichert.

Automatische Kamerafunktion

Die App für Smartphones informiert den Sicherheitsmitarbeiter per Push-Nachricht über etwaige Sicherheitsverstöße, etwa wenn ein Besucher versucht, mit seiner Sicherheitskarte einen gesperrten Raum zu betreten – damit ist der Nachtwächter auch bei Kontrollgängen immer informiert. Bei einem Sicherheitsverstoß wird der Raum des unbefugten Zutrittsversuchs farbig markiert, zusätzlich blendet das Tool automatisch das Bild der nächstliegenden Überwachungskamera ein, um den Verstoßenden zu erkennen.

Auch in Notfällen unterstützt die Software Sicherheitsmitarbeiter und Rettungseinheiten: Bei Notfällen, etwa einem Feuer, verrät die Software den letzten Standort der akkreditierten Besucher und unterstützt die Feuerwehr so bei der Suche nach Vermissten.

Highlights

Die Highlights des Projektes, auf den Punkt gebracht:

  • Absolute Reduzierung auf wenige Farben und noch weniger Funktionen ermöglicht völlige Konzentration auf schnelle Konfiguration der Zugangskontrolle

  • Einfach konfigurierbar: Mitarbeiter können zu Gruppen zusammengefasst werden, um Zugangsberechtigungen zu vergeben

  • Räume statt Türen: Berechtigungen werden raum- und nicht türweise vergeben

  • Absolut mobil: Bei Kontrollgängen wird der Security-Mitarbeiter auf dem Smartphone über Sicherheitsverstöße informiert

  • Absolut mobil II: Konfiguration der Zugangsberechtigungen ist über ein Mobilgerät möglich